1. Home
  2. Artículos
  3. Planificación para cambiar de sistema de facturación electrónica

Planificación para cambiar de sistema de facturación electrónica

Es posible cambiar de sistema de facturación electrónica, sin embargo, es algo que se debe hacer en forma coordinada con los proveedores, tanto el anterior como el nuevo.

La planificación de la migración debe contemplar los siguientes puntos:

  1. Los reportes diarios son únicos por secuencia, no se acumulan en DGI, por lo que no es posible que dos sistemas de factura electrónica los envíen simultáneamente. El sistema que se está sustituyendo debe dejar de hacerlo para que el nuevo tome dicha tarea. Además, se debe verificar que todos los reportes emitidos hayan sido aceptados y procesados por DGI previo a la migración.
  2. Las eFacturas que emiten otros proveedores electrónicos llegan a una casilla de correo que la empresa declaró en DGI. El sistema que se está sustituyendo deberá dejar de leer dicha casilla de correo para que el nuevo sistema de factura electrónica comience a hacerlo. Otra opción es cambiar la dirección de correo declarada en DGI, pero tenga en cuenta que los otros emisores electrónicos son los que verifican periódicamente estos cambios por lo que puede pasar tiempo hasta que todos se hayan percatado de los mismos. Esto implica que al modificar la casilla de correo de intercambio, algunos emisores electrónicos comenzarán a enviar comprobantes a la nueva mientras otros seguirán enviándolos a la anterior.
  3. Los CAE (Constancia de Autorización de Emisión) vigentes se pueden migrar de un sistema a otro teniendo especial cuidado en que el nuevo sistema de factura electrónica los comience a utilizar desde el primer número disponible no empleado por el anterior sistema. Es muy importante que dicho sistema no emita más comprobantes debido a que estaría duplicando numeración en los CFE, lo que obviamente no está admitido por DGI. Si es posible, recomendamos utilizar en el nuevo sistema un nuevo conjunto de CAE anulando los números no utilizados en los CAE anteriores.
  4. La migración de los documentos emitidos, recibidos y los reportes diarios desde el sistema de factura electrónica anterior al nuevo, es otra tarea a coordinar. No es imprescindible pero sí recomendable para poder consolidar la información en el nuevo sistema de factura electrónica. UCFE permite importar estos documentos desde archivos con el formato XML definido por DGI, firma electrónica incluida.
  5. Si la migración de documentos planteada en el punto anterior no fuera posible, se vuelve imperioso que el contribuyente se asegure de contar con los archivos correspondientes en la forma que sea, visto la obligación legal de resguardar la documentación según numeral 19.c de la resolución 798/2012. Vale aclarar que este resguardo no es referido a representaciones impresas sino a archivos con el formato XML definido por DGI, firma electrónica incluida.
  6. Se debe actualizar la información en el sitio eFactura de DGI respecto al sistema de factura electrónica en uso.
  7. En las representaciones impresas se declara la dirección de Internet en donde se publican los comprobantes. Algunos deben ser publicados en sitios propios (eTickets, por ejemplo). El cambio de proveedor generalmente trae aparejado un cambio de esta dirección, por tanto, si así fuera, se deben modificar las representaciones impresas.
  8. Si el proveedor saliente tuviera acceso al sitio de servicios en línea o eFactura de DGI con usuarios de la empresa, es importante modificar la contraseña correspondiente de modo que el fin del vínculo quede reflejado también allí.
  9. En la medida de lo posible se recomienda utilizar un nuevo certificado digital con el nuevo sistema, de forma de separar claramente los CFE firmados por ambos sistemas de factura electrónica. Esto implica la revocación del certificado anterior de modo de asegurar que ya no pueda ser utilizado.
  10. Se recomienda finalizar todas las aceptaciones o rechazos comerciales de comprobantes recibidos en el anterior sistema de factura electrónica.
Actualizado el agosto 30, 2018