Todo emisor electrónico debiera verificar los siguientes aspectos frecuentemente:
- Caducidad del certificado digital. Los certificados digitales tienen vencimiento de uno o dos años desde su emisión. Cuando se vencen, se debe gestionar su renovación. UCFE reporta si el vencimiento es inminente en el reporte diario de estado. Dejar que el certificado caduque resultará en la imposibilidad de emitir comprobantes, entre otros.
- Disponibilidad de números. La numeración se obtiene de DGI tras gestionar un CAE por cada tipo de comprobante. UCFE monitorea los CAE e informa cuando la disponibilidad de números se encuentra por debajo de un umbral configurable, o bien, cuando el CAE está próximo a vencer.
- CAE vencido con números sin utilizar. Cuando la numeración de comprobantes no es delegada en UCFE, puede ocurrir que el sistema responsable de esta tarea deje sin usar algunos números (ver políticas de numeración). También quedarán números sin usar si el CAE vence antes de que la totalidad de números sea asignada a comprobantes emitidos. En este escenario, se debe reportar la anulación de dichos números a DGI a través de una funcionalidad brindada por UCFE.
- Reportes diarios enviados y aceptados. Todos los días UCFE envía a DGI el reporte de comprobantes emitidos el día anterior. Se debe verificar que estos reportes sean efectivamente enviados y aceptados por DGI. UCFE reporta diariamente el resultado del proceso de generación correspondiente.
- Intercambio correcto de comprobantes vía email. Por dicha vía se envían los comprobantes a los clientes y se reciben los comprobantes de proveedores (ambos emisores electrónicos). Este intercambio es obligatorio por lo que se debiera actuar ante un reporte de UCFE de problemas en el acceso a la cuenta de email.
- Actualización correcta del padrón de emisores electrónicos. Para el correcto envío de comprobantes a clientes que son emisores electrónicos, es importante mantener actualizado el listado de dichas empresas publicado por DGI. UCFE realiza esta actualización en forma automática y reportará cualquier inconveniente con la tarea en el reporte diario de estado.
- Rechazos de DGI y de clientes. UCFE informa por email si un comprobante es rechazado por DGI o por un cliente también emisor electrónico. Se debe actuar en forma acorde: en el primer caso anular el comprobante, corregir el error y reemitir; en el segundo caso realizar la gestión comercial que puede resultar en una cancelación total o parcial con nota de crédito.
- Aceptar o rechazar comercialmente los comprobantes de proveedores. UCFE reporta la cantidad de comprobantes pendientes de tratamiento en el reporte diario de estado.
- Publicación de comprobantes. Se debe permitir la descarga de eTickets en formato PDF desde algún sitio Web, previo ingreso del tipo de comprobante, serie, número, total y código de seguridad. También deben ser publicados los demás tipos de comprobante cuando su representación impresa se encuentra en papel térmico. Se sugiere verificar esporádicamente la disponibilidad de comprobantes en el sitio de publicación elegido.